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¿Sabes qué es el documento soporte y para qué sirve?

Con el propósito de digitalizar los documentos generados en una organización al manejar la contabilidad, la DIAN estableció el documento soporte como una herramienta para fortalecer y respaldar las compras de productos o servicios.

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el tema; desde qué es el documento soporte hasta la resolución de numeración requerida para su emisión. ¡Sigue leyendo y descúbrelo!

¿Qué es el documento soporte?

Este documento se emite como soporte de las transacciones con proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente ni a emitir documentos equivalentes. Dicho de otra manera, es un documento generado por el comprador que debe facturar electrónicamente cuando realiza transacciones con un proveedor exento de emitir factura de venta o documento equivalente; además, es fundamental para hacer un seguimiento de las compras de productos o servicios.

Asimismo, el documento soporte se emplea para la deducción de costos y gastos. Por ejemplo, si estás obligado a declarar renta, debes justificar tus adquisiciones de bienes o servicios ante personas no obligadas a facturar electrónicamente.

¿Quién debe emitir documento soporte?

Están obligados a emitir el documento de soporte electrónico todas las personas naturales o jurídicas, que necesiten respaldar una transacción de compra de un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta. Esto sirve para tener el soporte de todos los costos y deducciones y poder descontar los impuestos en las declaraciones tributarias.

Requisitos que debe contener el documento soporte

La Resolución 00042 fija los siguientes requisitos:

  • Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a expedir factura de venta.
  • Tener la fecha de operación correspondiente a la fecha de generación del documento soporte.
  • Incluir los datos del vendedor o de quien presta el servicio, con su nombre o razón social, y su Identificación Tributaria –NIT.
  • Con los no residentes fiscales en Colombia, que no tengan Número de Identificación Tributaria NIT, se aceptará como válida la identificación estipulada en el país de origen del No residente.
  • Incluir el nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT de quien adquiere los bienes y/o servicios.
  • Llevar un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, que incorpore número, rango y vigencia de autorización ante la DIAN. Así lo establecieron los artículos 5 y 8 de la Resolución 000012 de febrero 9 de 2021, por medio de los cuales la DIAN modificó el artículo 55 de su anterior resolución (000042 de mayo de 2020).
  • Incorporar la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  • Especificar el valor total de la operación.

Diferencia entre documento soporte y documento equivalente

Documento soporte

Forma en la que se soportan las compras de bienes y servicios realizadas a proveedores no obligados a facturar electrónicamente con el fin de sustentar la operación hecha y  usar este documento para deducir impuestos.

Documento equivalente

El documento equivalente solo puede ser expedido por aquellas personas obligadas a facturar electrónicamente, tiene alcance normativo y sirve para descontar costos, gastos e impuestos.

¿A partir de cuándo será obligatorio el envío electrónico?

La resolución DIAN 0488 emitida el 29 de abril de 2022, modifica el plazo para implementar, generar y transmitir de manera electrónica el documento soporte para sujetos no obligados a expedir factura de venta. La fecha límite para realizar este trámite es el 1 de agosto de 2022.

¿Para la expedición del documento soporte se debe solicitar resolución?

Entre los requisitos para expedir este documento soporte se debe solicitar una resolución de numeración autorizada ante la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN.

En conclusión, el documento soporte lo tramita el responsable de facturación en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Lo debe elaborar el comprador obligado a expedir factura que requiere soportar o documentar las transacciones con estos sujetos. Cuando compren un bien o servicio que otorgue derecho a deducciones, costos o impuestos descontables en la declaración de renta.

Ahora que ya sabes qué es el documento soporte, genera fácilmente este y otros comprobantes, utilizando las soluciones tecnológicas optimas de Conexus-IT para una mejor administración de tu empresa, optimiza tus tiempos y lleva la información de tu negocio en tiempo real con Conexus-IT.

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