DE ESTA FORMA SE REPORTARÁN LAS PRESTACIONES SOCIALES EN LA NÓMINA ELECTRÓNICA A PARTIR DE FEBRERO DE 2023
A partir de enero de 2023, el envío electrónico de la nómina, que se genera los primeros 10 días hábiles de febrero de 2023; se incluirá el valor mensual de las provisiones que genere el empleado para sus prestaciones sociales y vacaciones y no el valor que se liquide y pague por estos conceptos.
Cesantías e intereses sobre las cesantías
Antes
Se reportaban al realizar la liquidación de cesantías e intereses en diciembre de cada año o lo liquidado por finalización del contrato.
Ahora
Se reportará mensualmente por el valor causado por nómina (provisión de cesantías e intereses), más los ajustes realizados al hacer una liquidación de cesantías e intereses o por liquidación del contrato (solo el ajuste de las cesantías o intereses, no el valor liquidado ni el pagado al trabajador).
Prima de Servicios
Antes
Se reportaban al realizar la liquidación de prima en junio y diciembre de cada año o lo liquidado por finalización del contrato.
Ahora
Se reportará mensualmente por el valor causado por nómina (provisión de prima), más los ajustes realizados al hacer una liquidación de prima de servicios o por liquidación del contrato (solo el ajuste de la prima, no el valor liquidado ni el pagado al trabajador).
Vacaciones
Antes
Se reportaban al realizar la liquidación de vacaciones en el momento en que el trabajador iniciaba a disfrutarlas o se compensaban en dinero y por lo liquidado por finalización del contrato.
Ahora
Se reportará mensualmente por el valor causado por nómina (provisión de vacaciones), más los ajustes realizados al hacer una liquidación de vacaciones o por liquidación del contrato (solo el ajuste de las vacaciones, no el valor liquidado ni el pagado al trabajador). También se incluirá el ajuste anual en diciembre que debe realizarse a las vacaciones. El valor de las vacaciones se incluirá en el concepto: Otros Conceptos No Salarial del devengo con la nota: Causación Vacaciones
A tener en cuenta: Si el valor de la provisión más el ajuste realizado en las liquidaciones de las prestaciones sociales arroja un resultado negativo se incluirá en el concepto: Otras Deducciones.
Motivos de la DIAN para hacer esos cambios
Según comunicación a usuario por parte de la DIAN en el oficio #912416 y #100153157 – 1132 indica que en el Documento Soporte de Nómina Electrónica, las prestaciones sociales (Cesantías e intereses sobre cesantías, Prima de servicios) y vacaciones deben reportarse bajo el concepto de devengo o causación (abono en cuenta) que es lo que ocurre primero antes del pago y precisa que:
- El Documento Soporte de Nómina Electrónica NO es EQUIVALENTE a un DESPRENDIBLE de PAGO.
- La Naturaleza de creación de este reporte, no es otra más, que servir de documento electrónico para soportar en las declaraciones del Impuesto de renta y complementarios los costos, gastos y deducciones.
- Considerando que, para la determinación del impuesto sobre la renta y el reconocimiento de los costos y gastos, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deben aplicar los marcos técnicos normativos contables vigentes y la base de acumulación o devengo (artículo 21-1 del Estatuto Tributario), resulta coherente con la finalidad legal del documento soporte de nómina electrónica que se reporten los valores devengados contablemente.
- PERIODICIDAD DEL DOCUMENTO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado.
Importante: Si deseas mayor información consulta los Artículos 21-1, 105, 109, 110, y 616-1 del Estatuto Tributario. Artículo 1.2.1.18.67. del Decreto 1625 de 2016 Resolución DIAN No. 000013 de 2021