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¡Qué es la Factura POS y su diferencia con la facturación electrónica!

A veces distinguir entre facturación POS y facturación Electrónica puede resultar un poco complicado sobre todo porque la normatividad está actualizándose constantemente y hay cosas que se pueden escapar.

Pensando en eso y en que te adueñes por completo del tema preparamos este artículo en donde no solo conocerás qué es una factura POS sino cuáles son las principales diferencias o similitudes que tiene con la facturación electrónica así, te volverás un duro en el tema y cumplirás con los requisitos de ley. Continúa leyendo y conoce más del tema.

¿Qué es una factura POS?

Es un sistema que permite registrar las ventas de bienes o servicios realizadas en un punto de venta y aunque puede usarse para venta al por mayor, es más eficiente cuando se trata de transacciones al detal debido a que no tiene en cuenta datos de identificación del adquiriente y/o cliente.

Dicha factura es expedida mediante un sistema hardware (computadores, registradoras, lector de código de barras, datafonos) y un software que es el programa que realiza el proceso de facturación.

Adicionalmente, la factura POS es un documento muy fácil de expedir, permitiendo un mejor flujo de ventas.

Características de una factura POS VS Factura Electrónica

Factura POS

  • La factura POS permite soportar los impuestos descontables de IVA, costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios sobre las operaciones de venta siempre y cuando el documento identifique al adquiriente con el nombre o razón social y su número de identificación o NIT.
  • La factura electrónica POS cumple con todos los requisitos establecidos DIAN como: la validación previa para garantizar la exactitud de la información, la generación del XML y lo mejor de todo es que es un proceso ágil y seguro.
  • El nuevo documento POS electrónico se emite a través de un hardware y software para obtener la validación de la DIAN.

Factura Electrónica

  • No necesita de sistemas hardware para la instalación del programa debido a que este funciona en la Nube.
  • La factura electrónica utiliza formato electrónico XML estándar el cual establece la DIAN.
  • Tiene numeración consecutiva que debe ser autorizada y aprobada por la DIAN.
  • La factura electrónica tiene Código Único de Factura Electrónica, más conocido como CUFE.
  • Cumple con la normatividad del estatuto tributario e excluye el impuesto al consumo si es necesario.
  • Promueve el intercambio de información entre sistemas diferentes que garantizan seguridad y confianza.
  • Maneja mecanismos de control conforme a las políticas de la DIAN como, por ejemplo, la firma electrónica que garantiza la autenticidad e integridad del documento electrónico.

Datos que deben llevar los comprobantes electrónicos y las facturas electrónicas

Factura POS

  • Denominación como sistema P.O.S.
  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del vendedor.
  • Exclusión del IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, por cada uno de los productos vendidos o servicios prestados.
  • Numeración consecutiva, el cual debe incluir la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.
  • Valor total de la operación.
  • Mostrar la calidad del agente retenedor del VA y autoretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

Factura Electrónica

  • Denominación como factura electrónica de venta.
  • Apellidos y nombre o NIT del vendedor.
  • Apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. En caso de no estar registrado en el RUT debes incluir el tipo y número de documento de identidad.
  • Sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas, el cual debe incluir la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
  • Fecha y hora de generación.
  • Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.
  • Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.
  • Valor total de la operación.
  • Forma de pago, según sea de contado o crédito.
  • Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.
  • Indicar la calidad de retenedor del IVA.
  • Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
  • Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
  • Incluir firma digital.
  • Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
  • Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).
  • Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.

Formato, proceso de emisión y entrega del comprobante

Factura POS

  • La Factura POS se expide en formato tirilla.
  • Para emitir la factura POS debe hacerse mediante cajas registradoras en el momento en que se realiza la venta.
  • La tirilla POS se entrega directamente al cliente una vez ha realizado el pago del bien o servicio.

Factura Electrónica

  • El formato establecido por la DIAN para la factura electrónica es el XML el cual denota un conjunto de datos estructurados y describen el intercambio de información.
  • El proceso de emisión de factura electrónica empieza con la generación del documento que lleva la información completa de la transacción; luego la transmisión a la DIAN de la misma, más las notas crédito o débito (si hay lugar a ellas); luego la validación correspondiente por parte de la entidad gubernamental y
  • por último, la expedición al cliente o adquiriente del bien o servicio por correo electrónico o dispositivos electrónicos.

Validación de las facturas

Factura POS

  • La factura POS no requiere de validación previa.

Factura Electrónica

  • La validación de la factura electrónica la hace la DIAN antes de ser enviada al cliente. Para que esta sea aceptada por la entidad debe tener la información correcta y completa y si por alguna razón llegase a existir error, la DIAN devuelve la factura con la indicación de los parámetros a corregir para ser modificada mediante la nota crédito o débito, según corresponda, una vez la DIAN valide la factura puedes proceder a enviarla al cliente.

Almacenamiento y gestión de las facturas

Factura POS

  • Cuando las facturas POS son expedidas desde un Sistema que funciona en Internet, dichos comprobantes se expiden en tiempo real y se entregan al cliente directamente, pero queda su backup con el comprobante digital para almacenarlo en la Nube.
  • Las facturas POS al ser expedidas a través de un software en la Nube pueden ser gestionadas desde cualquier lugar o dispositivo electrónico y en cualquier momento, o consultarlas en tiempo real de forma fácil y rápida.

Factura Electrónica

  • Las facturas electrónicas se almacenan en la Nube en su formato y contenido original; lo que te permite ahorrar espacio y mantener una copia de seguridad actualizada de la información guardada.
  • Al igual que las facturas POS, las electrónicas son almacenadas en la Nube y pueden ser gestionadas en tiempo real desde cualquier lugar, incluso, en este caso, como empresario puedes facturar y enviar documentos electrónicos a la DIAN y a tus clientes desde tu celular o Tablet.

Esperamos que esta información haya sido de ayuda para ti y ahora que sabes qué es la factura POS, así como, sus principales diferencias y similitudes con la factura electrónica, puedes implementar el método que más se acomode a tu negocio, según las especificaciones y exigencias que la DIAN te hace para que impulses tus ventas.

Recuerda que con en Conexus-IT podemos adaptarnos a cualquier sistema POS y así tienes la posibilidad de optimizar el proceso de venta, brindarle la mejor experiencia a tu cliente. Visítanos y descúbrelo.

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