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Definición de Factura Electrónica: Beneficios y Ventajas

Formar parte de la economía formal mediante la venta de productos o servicios implica mantenerse al corriente con la facturación para respaldar y documentar adecuadamente las operaciones, lo cual beneficia tanto a empresas como a individuos. En este artículo, queremos explicarte los beneficios de implementar la facturación electrónica en Colombia y cumplir con los requisitos que exige la ley.

Para comenzar a entender mejor este tema, comencemos desde el principio:

Definición de factura electrónica

Una factura que cumple con los requisitos establecidos en su reglamento, emitida y recibida en formato electrónico, y siempre que el destinatario haya dado su consentimiento.

Básicamente, la factura electrónica es un nuevo modelo para garantizar la trazabilidad de las transacciones de tu negocio. Tiene la misma validez legal que una factura impresa en papel y sirve para justificar la entrega de bienes o la prestación de servicios. Este método de facturación se distingue por emitirse y recibirse en formato digital, siendo una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Beneficios de la factura electrónica

Implementar la facturación electrónica genera grandes beneficios y ventajas relevantes para las empresas que deciden invertir en tecnología que fortalezca su rentabilidad.

A continuación, los beneficios y ventajas que trae la implementación de la tecnología en los procesos y formatos tributarios de las facturas electrónicas de tu empresa, tales como:

  • Ahorro de costos directos: la eliminación del uso de papel y de los procesos de impresión, envío y almacenamiento permite un ahorro de casi el 90% en comparación con la factura tradicional.
  • Aumento de la productividad del área administrativa: la automatización de los procesos operativos permite cumplir con las obligaciones fiscales y proporciona más tiempo para el análisis de información y la toma de decisiones.
  • Automatización e integración en los procesos de recepción de facturas: el origen electrónico del documento permite su integración automática en el sistema contable, sincronizando la información de manera eficiente.
  • Disminución de errores humanos: la automatización, integración y transmisión automática a los clientes reduce los errores y asegura la entrega de información detallada y precisa.
  • Entrega y cobro de facturas en tiempo récord: al hacer más eficientes y rápidos los procesos de emisión y recepción, se pueden generar y cobrar facturas en menos tiempo.
  • Mayor seguridad: el uso de redes privadas o protocolos específicos como AS2, FTPS, WebServices, VAN (Value Added Network), entre otros, junto con sistemas de firma digital, garantiza la integridad, origen y autenticidad de la documentación fiscal electrónica.
  • Almacenamiento ágil, seguro y legal: la documentación original y firmada se guarda durante el tiempo establecido por la ley, reduciendo los costos de almacenamiento y facilitando la consulta de transacciones antiguas.

6 ventajas de la factura electrónica para personas

Si eres cliente y deseas saber cómo te beneficia la factura electrónica, a continuación, te explicamos los beneficios y ventajas de exigir factura electrónica en cada compra que realices.

  • Puedes deducir hasta el 1% del valor de tus adquisiciones en el impuesto sobre la renta, siempre que no excedan las 240 UVT ($10.178.880 en 2023) durante el año fiscal.
  • Puedes respaldar costos, deducciones y/o impuestos descontables en tus declaraciones fiscales.
  • Puedes consultar fácilmente los documentos electrónicos que se envían a tu correo ingresando al servicio informático de factura electrónica.
  • Contribuyes al progreso económico del país y a la inversión social.
  • Ayudas a controlar la evasión de impuestos.
  • Promueves el cuidado del medio ambiente al reducir las emisiones de CO2, el consumo de papel y los costos energéticos del transporte.

Características de la facturación electrónica

Toda factura electrónica o documento tributario debe considerar cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y discriminar el impuesto al consumo cuando sea el caso, así como, cada una de sus características para su generación, como: 

  • Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN. 
  • Llevar la numeración consecutiva autorizada por la autoridad tributaria. 
  • Incluir el Código Único de Factura Electrónica CUFE. 
  • Cumplir los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso. 
  • Facilitar el intercambio de información entre sistemas que utilizan diversas tecnologías, de forma confiable y segura. 
  • Permitir la incorporación de mecanismos técnicos de control, como la firma electrónica o digital para garantizar autenticidad e integridad, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

En Colombia, al igual que en el resto del mundo, manejar adecuadamente los aspectos fiscales de un negocio es una tarea complicada; no obstante, contar con un buen proveedor tecnológico de facturación electrónica puede ser una solución destacada, simplificando las obligaciones contables y ayudando a cumplir con los requerimientos legales. En el mercado existen opciones viables, como los planes de facturación electrónica de Conexus-IT, que incluso son muy económicos y accesibles para aquellos que hasta ahora comienzan su negocio.

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